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英文事務とは?必要なスキル・メリット解説

🕒 2019/06/07
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英文事務とは?必要なスキル・メリット解説

日本でより外国人居住者が増えたこと、IT化が進んだことなどの要因から英語を用いた業務をする人口も増えてきています。派遣社員の方にも英語能力を求める企業が増えており、これから必要とされる人材になるにはそのような業務の能力を高めることも一つの方法かもしれません。

ただし、英文事務未経験の派遣社員の方にとっては難しい業務に見えることも事実です。

ここでは、意外と派遣での未経験者募集も多い英文事務について具体的にどのような業務なのか、必要な能力、業務を通して得られる能力は何なのかをご説明していきます。

英文事務とは

まず簡単に英文事務という業務についてご説明します。正社員、派遣社員問わず、英文事務とは、英語を用いた事務業務全般のことを指します。

偏に英文業務といっても業務内容は様々で、アシスタントから専門性の高いものまでを含む英語を使用する業務全般を指すために使われる言葉です。

日本語で行われている事務作業と呼ばれるものにも多様な業務があることと一緒です。では、ここからそれぞれの業務内容について具体的に見ていきます。

業務内容

前述の通り業務内容は様々です。例を挙げると海外営業事務、貿易事務、一般事務など英文事務の中でもどのような業務を行っているかは異なります。特に派遣社員の方は特定の役割を任されることが多いので、英文事務と言ってもそれぞれの業務によって内容は大きく変わります。ここからはいくつかの具体例を上げて業務内容についてご紹介します。

1つ目は海外の会社との電話・メール対応です。海外企業とのやり取りはもちろん多くの場合で英語が使用されます。外資系企業や海外事業部の専務としてサポート業務を任されるなど、関係性が長期化すると最良が大きくなり、経験によっては海外企業とのアポイントメントを取ることができることもあります。

場合によっては外国人からのクレーム対応も求められることがあり、多様なケースに合わせて正確かつ自然な文章を書ける事が必要となります。

他にも、例えば英文の資料作成業務を担うことがあります。外国企業のクライアントなどとの会議に必要な資料、プレゼン資料の作成や社内資料の翻訳業務もあります。ビジネスシーンで使われる書類作成には細心の注意をはらい、文法やスペルのミスがないことを常に確認しなければいけません。特に貿易関係の業務では、輸出や輸入に関するさまざまな書類を作成します。海外企業に自社製品を送る際の見積書、納品書など多くの書類の正確な作成が求められます。

さらに、翻訳・通訳の業務も英文事務に含まれます。海外取引先からの書類、連絡内容を自社の日本人社員に理解してもらうためにも、契約書やマニュアル、会議資料など企業の経済活動に必要な書類の翻訳を受け持ち、社内外でのコミュニケーションの潤滑油として業務することが多くあります。翻訳では、原稿の内容を噛み砕いて理解し、元の原稿の内容について自分で詳細に調べることも必要となります。通訳は逆に短時間の中で話者のニュアンス、強調している部分を汲み取り、わかりやすく伝えることが必要となります。

役立つスキル

ここから、英文事務全般的に必要となる、または英文事務業務に役立つ能力、スキルにどのようなものがあるか例を挙げていきます。

まず、言わずもがな英語力が必要となります。英文事務は多様な業務内容を指すことをご説明しましたが、共通して英語を用います。英語の使用頻度、必要となる英語のレベルに差はありますが、それぞれどこかで最低限の英語力を求めます。例えば、英語での電話対応には英語での会話力、具体的にはスピーキング力とリスニング力が求められます。

さらに専門知識が必要となるケースも多いです。他の仕事と同じように、ある業界で業務の経験を積めば、その業界での知識、用語をある程度知らないと業務遂行が難しい場合もあります。

また、文書作成力が求められる場合が多いです。ただ文書作成力といっても、文を思いつく能力でなく、多くの場合でコンピュータを用いた文章入力ができる必要が多いです。Wordなどの文書作成ツールで入力することに慣れておくことをおすすめします。

メリット・デメリット

このようにたくさんの能力を必要とする英文事務ですが、その分派遣社員の方にとっても利点があります。ここでは、いくつかのメリットを種類に分けてご紹介します。

まず、英語が好き、または得意な派遣社員の方は、自分の英語スキルを活かせることが重要です。自分の英語力を活用し、企業が成長していく姿を見ていけることは、モチベーションにつながる方も多いのではないでしょうか。

これまでは英文事務自体の魅力をご説明しましたが、英文事務業務を通して得られる派遣社員の方の自分の成長も英文事務の大きな魅力です。未経験者にとっては、実務で英語を使用する経験を通してこれからのキャリアに役立つ英語力が身につきます。

さらに、業界に関する知識へのある程度の理解が必要な場合が多いと説明しましたが、派遣社員の方が専門的な知識をより深めることに繋がり、以降の就職をより優位に進めることに役立つスキルが身につけられるかもしれません。

まとめ

ここまでご説明させていたとおり、派遣社員の方、特に英文事務未経験の方にとって、ハードルが高い印象を受けがちな英文事務ですが、他にない大変さゆえ身につけられるスキル、やりがいは大きいです。

英語力だけでなく、用語や知識などの業界への理解、文章作成能力などを高めることができます。

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